1948年6月召开的共产党情报局第二次会议决议(在这次会议上，苏联集团内部，相应的作为集团产物的情报局内部出现了分裂)开辟了情报局活动的新阶段。这一阶段的顶峰便是1949年11月16-19日情报局第三次会议即最后一次会议的召开。
在第二次和第三次会议期间，共产党情报局开始作为一个拥有自己组织机构的常设机关发挥作用。它的工作分为两个层面。
第一个层面是秘书处会议，同情报局会议一样，秘书处会议隔很长一段时间才召开。在情报局第二次和第三次会议期间共召开过2次秘书处会议：1948年7月5日和1949年6月14-15日。两次会议都是在布加勒斯特召开的，因为根据情报局第二次会议决议情报局总部和机关报《争取持久和平，争取人民民主!》编辑部已由贝尔格莱德迁至这里。 有情报局每个党中央派往秘书处的代表参加的这两次会议，实际上是小型的情报局会议。它们同“大会”的区别在于，在这些会上讨论的不是共同的政治思想问题，而是实际的组织问题。从俄罗斯现代史文献保管与研究中心保存的这些会议的记录看，在这两次会上起主导作用的是联共(布)中央书记М.А.苏斯洛夫——情报局和秘书处里的联共(布)代表。实际上他指导这个机构的工作，贯彻苏联领导的方针。
同情报局会议准备时一样，情报局秘书处会议的日程方案及其决议草案都是联共(布)中央对外关系部(1948年7月改名为对外政策部)、尔后是1949年3月取代它的联共(布)中央对外政策委员会拟定的。苏联领导在讨论了所拟定好的草案之后——通常是由斯大林亲自审阅——确定苏斯洛夫在情报局秘书处会议上所要采取的立场。
秘书处第一次会议是1948年6月情报局南斯拉夫问题会议过后12天召开的。会议完全用来落实6月会议决议。参加秘书处会议的有情报局各成员党的代表，唯独意共除外：她的代表迟到了，没有按时赶到布加勒斯特。 会议开始前，苏斯洛夫预先把相应的会议日程方案由布加勒斯特报告了莫斯科，该方案他事先早与个别党的代表商谈过。
看来，得到了莫斯科的必要批准。在7月5日的会议上，苏斯洛夫提出的日程，自然被一致通过。
会上提出的第一个问题是情报局各成员党对它们收到南共中央邀请——出席预定在1948年7月21日开幕的南共第五次代表大会——的态度问题。接到邀请之后，情报局许多成员党，如匈共和捷共，在情报局秘书处会议之前争取联共(布)中央的意见——该采取什么立场。 而且拉科西在给苏斯洛夫的一封电报中建议，希望各党都派出代表团，以便在大会上对南形势“施加影响” ，即反对南斯拉夫领导。但克里姆林宫表示了另外的意见：在情报局秘书处会议上，苏斯洛夫在宣布讨论第一个问题时说：“联共(布)中央认为向南共第五次代表大会派代表团不合适”。 这立即得到各党在场代表的同意并形成了决定。而且规定，此事不仅应通知情报局各党中央，而且应通知阿尔巴尼亚、希腊和芬兰共产党 (显然，它们也收到了邀请)。结果没有一个党派代表出席南共第五次代表大会。
在1948年7月5日的会议上，秘书处还听取了《争取持久和平，争取人民民主!》报编辑部和印刷厂向布加勒斯特搬迁的报告和南斯拉夫代表“被解除报纸编辑部工作”的报告。 罗马尼亚(约•基辛涅夫斯基)，保加利亚(Д.加涅夫)和匈牙利代表(Э.比罗)还通报了他们党执行六月情报局会议关于贝尔格莱德工会公约和巴尔干青年理事会决议的情况。责成基辛涅夫斯基把这些决定通报给阿尔巴尼亚和希腊共产党中央 。
南斯拉夫人在其中起主导作用的贝尔格莱德工会公约和巴尔干青年理事会不复存在了。除秘书处会议(关于1949年6月14-15日召开的下一次会议下面将谈到)情报局秘书处第二个层面的工作是它常设机构的日常工作。在1948年6月5日秘书处会议上也讨论过成立这种常设机构的问题。苏斯洛夫向上报告过这方面的情况。在通过的确定必须成立机构的决议中规定，在下一次秘书处会议上苏斯洛夫和基辛涅夫斯基(罗马尼亚工人党在秘书处的代表)提出这个问题的具体提案 。在几乎一年之后召开的下一次会议上，这些提案被正式提了出来。其中谈到秘书处下设“一个不大的办事机构——由办公室主任领导的办公室”。办公室下设4个业务部门：通信科“负责同情报局各党进行技术通信和联络员通信，保障各党互通情报”；秘书科“保障接收、登记、和分发通讯，进行记录和保存记录等”；翻译科；总务科。这一提案在1949年6月15日作为情报局秘书处决议被一致通过。
但是，实际上这一决议仅仅是肯定几乎在10个月之前就已成立的组织机构。因为秘书处办公室和所有上述科室里在1948年8月。就已成立开始运作。从研究联共(布)中央文件可以看出，早在1948年7月，即情报局秘书处第一次会议之后，苏斯洛夫和马林科夫(从1948年年中开始实际上已接替以前日丹诺夫担任的联共(布)中央第二书记职位)立即就讨论过组织秘书处常设机构的问题。 7月底，苏斯洛夫在给马林科夫的报告中陈述了机构组织计划，然后便组建了起来。显然，马林科夫支持这一建议，因为8月6日苏斯洛夫向斯大林呈递了这一计划，其中指出了情报局机构编制规模，联共(布)中央对此费用负担数量，苏联代表担任领导职务的任命，8月7日便得到联共(布)中央书记处的赞同 。可以理解为由斯大林批准的中央书记处决定被从联共(布)中央政治局1948年8月26日决议形式固定下来。决议规定由苏斯洛夫把上述情报局组织机构提案提交情报局秘书处例行会议。 显然这一会议计划在不久的将来召开。而现在不等情报局秘书处未来正式决定，苏联方面就自己执行起自己的计划来。
还在8月，甚至在联共(布)中央政治局正式决议之前，就已向布加勒斯特派去了联共(布)中央机关的工作人员小组，开始作为情报局秘书处办公室的“核心”活动，组织新机构的工作。8月25日，他们召开了第一次工作会议，会上陈述了实际任务，确定了莫斯科规定的干部任命，第二天宣布了“情报局秘书处办公室工作人员作息时间表”。紧接着这样建立起来的办公室便开始了工作。 办公室及其下属科室工作人员主要都是苏联人。联共(布)中央对外关系部副主任巴拉诺夫被任命为办公室主任，他身兼两职，既担任情报局机关的职务，又担任联共(布)中央机关的职务(1949年成立联共(布)中央对外政策委员会以后，他继续留任该委员会领导职务)。情报局秘书处办公室通信科由普赫洛夫负责，而办公室秘书科由安季波夫负责，他们同时还在联共(布)中央对外关系部工作。办公室总务科主任由苏联代表巴什科夫担任，他同时还兼管《争取持久和平，争取人民民主!》报的出版。
苏联方面不仅给情报局机构派去了领导人员，政治工作人员(顾问)，还派去了技术人员：无线电技术人员，译电员，翻译，速记员，打字员，秘书 。大部分服务人员和保卫是罗马尼亚人。
这个机构所从事的工作主要是搜集和分析有关各国共产党主要是情报局各共产党各种情况和活动的情报，有关共产党掌权的东欧各国内外政策的情报。从档案材料可以看出，情报的搜集，整理和分析是按照专门制定的方案进行的。大量的越来越多的感兴趣的材料，情报局秘书处机关是从各国共产党领导机关上报的情况和报告中获得的。从1948年秋季开始，这些材料开始由布加勒斯特向情报局各党索要。其中最重要的是某国共产党执行情报局第二次会议南斯拉夫问题决议情况的报告，它从中为自己的行动和相应的东欧国家的内外政策吸取了哪些教训(法共和意共除外)，实际采取了哪些措施和计划采取哪些措施。在情报局第二次和第三次会议期间，各党都呈送过这个问题的报告和参考材料。 还呈送各党其他方面活动和国家情况的材料。
实际上，情报局通过这种办法开始履行自己对各国共产党及其政策实行控制和监督的职责。
这些职能对东欧各国共产党尤其加强了。担任情报局秘书处领导和顾问的苏联工作人员定期到东欧各“人民民主”国家出差，了解那里的情况和各党的各种活动。根据个人印象，出差期间的会谈，以及各党呈送的材料和情报，进行巡察的访问者们撰写了大量的情况分析报告和情报报告呈交情报局秘书处办公室领导。
实际上，这是苏联方面建立的一种监督。这不仅是因为，共产党情报局机关主要领导完全是苏联人，还因为，从所有这些文件可以看出，巡察各党所得情况，该机关对这些情况的分析，全由情报局秘书处办公室寄往了联共(布)中央。莫斯科对这一活动赋予特别意义。例如，1949年7月，联共(布)中央对外政策委员会主任格里戈良在给莫洛托夫(莫在政治局主管该委员会)的信中专门讲了必须千方百计加强这方面的工作。信中强调联共(布)中央对外政策委员会从情报局秘书处办公室获得有关“各国共产党政治思想巩固”，如“各党的增长，党的社会成分，党的思想教育工作，纯洁马列学说的斗争，党的干部的理论培养，共产党反对右翼社会党人反动思想的斗争，同资产阶级民族主义的表现的斗争”等等问题 情报的重要性。
从整个情况判断，苏联领导上层根据这封信做出了相应的决定，所以格里戈良致莫洛托夫信中的一段话被摘引出来作为训令寄给了巴拉诺夫。 为执行这一指示，情报局秘书处办公室1949年8月20日向情报局各党中央领导人发出了由巴拉诺夫签字的请求信，请求各党给布加勒斯特寄关于上述问题的各种材料，以及“各党在经济文化建设领域各种决定”的材料(涉及东欧各“人民民主制度的”)，“关于工会、青年、妇女和其他群众组织活动和状况的”材料。此外，还要求这些党领导机关所掌握的关于未加入情报局的其他共产党的“各种可能的情报”。
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